O que faz uma recepcionista de consultório médico? Descubra as principais atividades do dia a dia dessa profissional

é importante que a secretária seja discreta e mantenha o sigilo sobre as informações pessoais do paciente
é importante que a secretária seja discreta e mantenha o sigilo sobre as informações pessoais do paciente

Um dos fatores principais quando visitamos clínicas médicas e que nos leva a voltar ou não no estabelecimento, além do atendimento do profissional da saúde, também é a forma como somos recepcionados. Afinal, ser recebido de uma forma grosseira pode impactar na experiência e afastar os pacientes, e o papel de uma recepcionista de consultório médico é garantir que isso não aconteça.

Embora muitas pessoas pensem que a secretária de consultório médico e recepcionistas desempenham a mesma função, os dois cargos na verdade são diferentes e com atribuições específicas, já que a secretária não atua somente com a parte externa do estabelecimento.

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Para que você entenda melhor qual o papel de uma recepcionista, separamos tópicos explicando mais sobre suas tarefas dentro do consultório médico. Veja a seguir!

O que faz uma recepcionista de consultório médico?

Responsável pela imagem externa de uma clínica médica

A recepcionista é a pessoa com quem o paciente tem o primeiro contato no consultório, portanto, é a profissional responsável por causar a primeira impressão dos clientes em relação a sua clínica, além de ser o elo de ligação entre paciente e médico.

a recepcionista é o primeiro contato entre clínica e paciente
a recepcionista é o primeiro contato entre clínica e paciente

Dentre as várias atividades exercidas por uma recepcionista, uma das principais é cuidar da imagem externa da clínica onde atua, isso porque é ela quem receberá pacientes, fornecedores, e parceiros, e a forma com que se comporta refletirá na satisfação do público.

Atender telefonemas

A recepcionista também é encarregada de atender telefonemas, seja para agendamento de consultas, remarcações, encaixes, ou anotar recados para o médico. Sendo assim, é necessário ser simpática, paciente, e atenciosa, a fim de não deixar passar nenhum detalhe importante, além de se certificar de dados pessoais corretos para a marcação de consultas, ou procedimentos clínicos.

Atendimento pessoal

É necessário que recepcionistas de consultório médico sejam pessoas capazes de antecipar situações para resolver de forma rápida possíveis problemas na clínica, além de praticar sempre o atendimento humanizado, colocando-se no lugar do paciente e demonstrando empatia pelo próximo.

O que uma recepcionista deve saber?

Ser comunicativa 

Uma recepcionista de consultório médico deve saber se comunicar não somente com os pacientes, mas também com o médico, fornecedores e possíveis parceiros do estabelecimento.

Pensando nisso, a comunicação deve ser sempre clara e objetiva, e livre de possíveis ruídos que acabam atrapalhando o entendimento da fala.

A profissional ainda deve ter a habilidade necessária de conseguir anotar recados e dados rapidamente, e ouvir com atenção recados e questionamentos que possam chegar até ela.

Ser gentil

Não somente ter empatia, a recepcionista também deve ser gentil e educada, e saber lidar com pacientes que podem acabar gerando um clima desgradável no ambiente.

Para isso, a profissional precisa saber ouvir o que o outro tem a dizer e se comunicar pensando em amenizar a situação em casos extremos.

Organização e planejamento

Outro fator importante para uma recepcionista de consultório médico é ser organizada e saber se planejar, levando em conta os diversos processos e atividades que ela precisa desempenhar diariamente dentro da clínica.

a recepcionista é responsável pela organização da clínica incluindo ambiente e agendamento de horários
a recepcionista é responsável pela organização da clínica incluindo ambiente e agendamento de horários

O ponto principal que irá nortear a organização e o planejamento de um consultório é organizar a agenda com os horários e pacientes de forma correta. Isso não somente contribui para a organização do consultório, mas também auxilia a profissional na hora de encaixar novos pacientes quando um horário fica disponível por desistência.

Para isso, é preciso delimitar o tempo para a execução de todos os processos da clínica, como por exemplo: qual a duração de consultas, qual o limite de atraso a ser tolerado, e o que será feito com pacientes que não compareceram a consultas sem prévio aviso.

Além de uma organização geral do consultório, é importante manter bem organizada a recepção, deixando documentos, prontuários médicos, dados pessoais dos pacientes em local específico. 

A organização ajuda, também, a antecipar possíveis problemas que possam manchar a imagem da clínica diante dos clientes, funcionários, sócios e fornecedores.

Lidar com imprevistos

Mesmo em um ambiente de trabalho organizado e bem planejado, é inevitável que imprevistos aconteçam principalmente quando o assunto é agendamento de consultas. Além de possíveis faltas sem aviso, o médico pode acabar atrasando devido a outro compromisso, e é papel da recepcionista evitar transtornos aos pacientes.

Sabendo disso, a recepcionista deve sempre se certificar se o médico terá algum compromisso naquele dia e agendar as consultas com uma margem de espera, além de avisar aos pacientes sobre possíveis imprevistos e atrasos.

Agora que você já sabe o que uma recepcionista de consultório médico faz, pesquise mais sobre a área e as especializações nesse ramo. Além de ser um cargo importante para os pacientes, a recepcionista também é essencial para a clínica, já que cuida da organização, gestão do tempo e planejamento de processos importantes.

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A atividade de secretária de clínica médica ou de consultório médico tem fundamental importância para o bom andamento das atividades desenvolvidas na instituição. É este profissional que irá contribuir com a organização das atividades, bem como participa da qualidade do atendimento prestado pela clínica.

A (o) secretária (o), geralmente, é a primeira a ter contato com o cliente ou paciente e portanto, torna-se responsável pelo bem-estar dos mesmos enquanto esperam o atendimento médico. Dessa forma, uma clínica médica que não preza pela qualidade de sua recepção estará, certamente, espantando sua exigente clientela: os pacientes.

Este curso irá lhe ensinar as boas práticas de atendimento de uma secretária de clínica ou consultório médico, desde a forma correta de abordagem interpessoal, recepção, bem como o bom relacionamento com o médico e demais atividades diárias.

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