6 dicas para fazer uma reunião produtiva

Uma reunião bem feita e planejada pode trazer ótimos resultados. Porém, reuniões mal conduzidas podem fazer com que você apenas perca o seu tempo, e o que é ainda pior, não trazer nenhum benefício ou solução para os problemas. Se você é o responsável por organizar uma reunião na empresa, saiba que convidar as pessoas certas e definir um objetivo são passos essenciais para o sucesso da reunião. No artigo de hoje vamos ver algumas dicas para conseguir fazer reuniões mais produtivas!

Planejamento e Objetivo

O planejamento é fundamental para se obter sucesso. Com antecedência, é preciso determinar quem vai liderar a conversa, o local da reunião, quais assuntos serão discutidos e qual será a duração. Jamais inicie uma reunião sem ter planejado nada antes. Não saber o que falar numa reunião que não foi planejada resulta em tempo perdido e zero produtividade. É preciso ter em mente, antes de convocar uma reunião, qual será o seu propósito. Informe o tema e o objetivo para as pessoas que irão participar da conversa, pois assim, já irão com algumas ideias em mente.

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Pessoas certas

Em uma reunião, é muito comum ter pessoas desnecessárias. Além disso, muitas vezes, a pessoa que organiza a reunião acaba esquecendo de chamar alguém que é indispensável em determinado assunto. Por isso, dispense quem pode ser dispensado, e convoque apenas as pessoas necessárias.

Duração

Com a correria e excesso de trabalho, perder tempo é algo que deve ser evitado ao máximo. Saber estipular o tempo que uma reunião deve durar é fundamental para que ninguém perca tempo. Tente dimensionar mais ou menos quanto tempo a conversa irá durar. Imagine uma reunião prevista para duas horas que acaba em quinze minutos. Os participantes provavelmente terão bloqueado a agenda por muito mais tempo. Ou seja, poderiam ter feito outras coisas se o tempo tivesse sido calculado da maneira correta. Agora imagine o contrário: você calcula que a reunião terá em média quinze minutos, mas acaba após duas horas. O estrago é ainda maior. Por isso, sempre tente calcular quanto tempo a reunião irá durar.

Evite distrações e desvios

É essencial manter o foco no que é importante. Evite desvios e fale apenas o que for necessário. Não perca seu tempo, nem o do outros. O líder da reunião tem como objetivo manter a conversa na linha, sem distrações e desvios.

Para ajudar ainda mais, recomendamos o Curso de Administração do Tempo da Prime Cursos. No curso, online e gratuito, o aluno aprende a administrar e utilizar o tempo de maneira correta. Afinal, sabendo administrar bem o tempo, é possível aumentar a produtividade, reduzir o estresse e render muito mais no trabalho e nos estudos.

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