Como consultar o eSocial e ver os guias pendentes e a qualificação dos trabalhadores?

consultar o eSocial

O eSocial é um sistema de integração criado pelo Governo Federal que visa simplificar os processos ligados às documentações tributárias e trabalhistas dentro das empresas. Esse sistema tornou-se obrigatório desde janeiro de 2018, mas muitas empresas ainda têm dúvidas de como consultar o eSocial online.

Embora o eSocial tenha vindo para agilizar a maioria dos processos internos das empresas, especialmente para o setor de RH, ainda existem diversas dúvidas entre os profissionais que precisam lidar com ele, considerando que o sistema ainda é novo no mercado. 

Para lhe ajudar nessa parte, criamos um post falando mais sobre esse assunto e tirando as principais dúvidas de consulta do eSocial. Confira a seguir!

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O que é eSocial?

Resumidamente, o eSocial é uma plataforma que o governo federal criou para que os envios de informações trabalhistas, fiscais, previdenciárias e tributárias fossem unificados, visando o fim de papéis aglomerados nas empresas e a facilitação dos processos para que as informações sejam acessadas mais rapidamente.

o eSocial é um sistema de unifiação de documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas
o eSocial é um sistema de unifiação de documentos fiscais, previdenciários e trabalhistas

Por ter sido criado com o intuito de substituir os documentos físicos, agora os dados transmitidos no eSocial são organizados em eventos, o que facilita a compreensão pelos profissionais que lidam com eles.

Isso quer dizer que se antes era necessário prestar contas de documentos como a folha de pagamento em papéis impressos, hoje é possível realizar o envio dos dados necessários por meio da internet.

Como consultar o eSocial?

Existem dois tipos de consultas do eSocial, sendo um pelo módulo Web e o outro pelo módulo Lote.

Consulta pelo módulo Web

Fazer a consulta pelo módulo web garante menor chance de erros na hora da transmissão de informações e  é ideal para empresas que contam com um menor número de funcionários.

Para isso, basta acessar a ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral e preencher o formulário com as informações de cada trabalhador individualmente.

Consulta pelo módulo Lote

Enquanto a consulta no módulo Web é indicada para empresas pequenas e pequenos empreendedores, a consulta por lote é direcionada para empresas com maior número de funcionários.

Isso acontece porque empresas de grande porte precisam preencher e transmitir a informação de todos os seus trabalhadores, o que faz com que o pessoal do RH responsável por gerar esses arquivos percam muito tempo realizando a tarefa manualmente.

Nesse caso, o módulo lote permite que o envio de arquivos seja feito por meio de um texto integrado com todos os dados dos trabalhadores. A diferença é que nesse modelo é obrigatório o acesso por meio  do Certificado Digital.

Por que consultar o eSocial?

A consulta do eSocial é feita para garantir que os dados cadastrados no sistema estão de acordo com os dados do CPF e do CNIS e deve ser feita cuidadosamente por todas as empresas antes do envio de qualquer evento social.

Isso porque todos os dados enviados pela empresa serão comparados com as informações contidas no próprio sistema do eSocial que é ligado ao sistema da Receita, e quando houver incoerência existem grandes chances de rejeição dos eventos.

Como fazer a qualificação?

Apesar de ser um processo considerado obrigatório, muitas empresas ainda não aderiram ao novo sistema de integração de dados ou não realizaram a qualificação cadastral. Pensando nisso, a própria Receita Federal disponibilizou uma ferramenta gratuita de Consulta de Qualificação Cadastral no Portal do eSocial.

Para isso, a empresa deve acessar o Portal e clicar em “Consulta Qualificação Cadastal”, e em seguida, selecionar o módulo de pesquisa, seja ele web ou lote.

Vale lembrar que se você for consultar as informações de até 10 trabalhadores é possível realizar a consulta pelo módulo web, e caso necessite das informações de mais de 10 profissionais, deverá optar pela consulta no módulo lote.

para consultar o eSocial basta fazer login pelo portal
para consultar o eSocial basta fazer login pelo portal

Feito isso, insira os dados de cada trabalhador, atentando-se para digitá-los exatamente como aparecem no documento. Quando todos os dados forem inseridos, clique em “adicionar” e em seguida, “consultar”.

Em alguns casos, o resultado da pesquisa poderá apontar dados incorretos do trabalhador,  o sistema indicará qual ação a empresa deve tomar para corrigir o problema. Em casos de CPF nulo ou cancelado, por exemplo, é indicado que o trabalhador dirija-se até uma unidade da Receita Federal.

Quais relatórios posso receber se as informações estiverem com divergências?

Arquivo processo

Nesse caso, você receberá um arquivo processado com todas as divergências de dados e será orientado a como fazer os ajustes necessários. Caso o sistema envie um arquivo de retorno com a palavra ‘processado’, o profissional do RH responsável pelo eSocial deverá gerar esse relatório.

Arquivo rejeitado

Em outros casos, dependendo da divergência de informações, o sistema enviará um ‘arquivo rejeitado’, apontando os motivos que levaram ao bloqueio do processo dos colaboradores dentro daquele arquivo enviado pela empresa. A partir disso, o RH deverá analisar as inconsistências para corrigi-las e enviar a documentação novamente.

Depois de ver como consultar o eSocial, não deixe de fazer a qualificação cadastral e consultar os dados dos trabalhadores sempre antes de enviar seus eventos. Do contrário, pode ser necessário reformular toda a documentação para corrigir o erro e enviar novamente.

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