O que é eSocial e para que serve? Pode ser usado por pessoa física?

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A área de RH dentro das empresas é um dos setores que mais lida com documentos, sendo necessário lidar com diversos procedimentos da área trabalhista. Tendo isso em mente, o Governo Federal, visando aumentar a fiscalização dessas informações dentro das empresas, implementou o eSocial.

O projeto tem como principal objetivo integrar as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias em um sistema único para controlar e enviar informações. Com isso, além dos processos ficarem mais transparentes, o RH acaba ganhando tempo em processos que agora podem ser feitos de forma mais simples e rápida.

Para que você entenda melhor sobre o eSocial, criando um post completo explicando mais sobre esse assunto. Veja a seguir!

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O que é eSocial?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto criado pelo Governo Federal para integrar dados gerados pelas empresas e pessoas físicas empregadoras que envolvam as obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

o eSocial deve ser usado por todas as empresas e pessoas físicas que empregam profissionais
o eSocial deve ser usado por todas as empresas e pessoas físicas que empregam profissionais

Alguns exemplos são:

  • pagamento de INSS;
  • auxílio doença;
  • pagamento do FGTS.

Porém, o sistema envolve diversos outros órgãos e entidades como Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

A ideia é fazer com que o projeto se torne um sistema unificado de folha de pagamento digital para que as empresas possam fornecer os dados dos trabalhadores que são essenciais para os órgãos acima.

Isso fará com que a gestão de processos e também a segurança dos dados sejam melhorados, além de garantir que o Governo Federal receba informações mais precisas no que diz respeito aos trabalhadores que estão empregados.

Junto a isso, o eSocial ainda evita a sonegação de impostos, garantindo que os funcionários das empresas recebam seus rendimentos e direitos trabalhistas e previdenciários corretamente.

Para que serve?

O eSocial foi pensado como um projeto para simplificar a entrega de dados obrigatórios, já que a partir de agora os documentos podem ser reunidos em um único sistema online. Isso facilita tanto o trabalho do RH das empresas, como o da Receita Federal, que pode ter acesso às informações rapidamente.

Alguns documentos que podem ser inseridos no eSocial são:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Além de evitar a sonegação dos impostos, o eSocial ainda garante que não exista prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados.

Quais empresas devem adotar o eSocial?

O sistema é obrigatório para toda empresa ou pessoa física que contrata prestadores de serviços quando essa contratação resultar em obrigações tributárias, trabalhistas ou previdenciárias.

todas as empresas, independente do porte, devem aderir ao eSocial
todas as empresas, independente do porte, devem aderir ao eSocial

As Microempresas (ME), Microempreendedores Individuais (MEI) que tenham um funcionário e Empresas de Pequeno Porte (EPP) também devem aderir ao eSocial.

Para que seja possível fazer o cadastro no eSocial você deve informar os dados de identificação tanto da própria organização e dos trabalhadores como das atividades desenvolvidas como CPF, CNPJ, PIS/PASEP, NIS, contrato social, declaração de imposto de renda etc.

O que são os eventos do sistema?

Todos os dados do sistema são enviados ao Governo Federal por meio de um sistema único para então serem encaminhados para os órgãos responsáveis. Com isso, o processo  além de mais simples, torna-se menos burocrático, já que não é mais necessário preencher e enviar diversos formulários e declarações separadas.

Essas declarações que precisam ser realizadas pelo eSocial recebem o nome de eventos, existindo mais de 40 tipos com informações, regras e prazos de envio diferentes.

Esses eventos são divididos em iniciais, periódicos e não periódicos:

  • iniciais: os eventos iniciais são aqueles que precisam ser enviados uma única vez pela empresa, no momento em que ela se cadastra no eSocial.
  • periódicos: já os períodos são os que possuem prazo de envio recorrente como as folhas de pagamento dos funcionários, por exemplo. Normalmente esse evento tem o prazo de sete dias depois do último dia do mês, ou 6 dias quando o sétimo cair em finais de semana ou feriados.
  • não periódicos: por fim, os não periódicos não possuem prazo de envio pré-estabelecido, variando de acordo com cada tipo de declaração. Alguns exemplos são contratos de admissão de novos funcionários, ou rescisão de contratos quando algum colaborador é desligado da empresa.

Existem penalidades e multas no eSocial?

Para empresas e pessoas físicas que não cumprem os prazos do eSocial, podem ser aplicadas multas e observações. O valor varia de acordo com a infração, isto é, de acordo com a documentação que não foi entregue ou foi entregue em atraso.

A multa aplicada por falta de exames médicos varia entre R$402,43 e R$4.025,33 para cada empregado. Enquanto isso, omitir dados de afastamento temporário pode gerar multas de até R$181.284,63.

Já quando há omissão de dados envolvendo acidentes de trabalho, a multa varia entre o limite mínimo e máximo de salário de contribuição, podendo até mesmo dobrar quando houver reincidência.

Isso faz com que seja muito importante que as empresas se preparem para adotar ao novo sistema, já que não registrar as novas contratações de funcionários, não realizar as alterações nos dados cadastrais e omitir documentos essenciais como exames médicos, por exemplo, pode resultar em multas pesadas para as empresas.

Depois de ver o que é eSocial e para que serve, não deixe de estudar mais sobre o assunto para adotar o sistema dentro da sua empresa. Além de ser um processo obrigatório para as empresas, o eSocial ainda ajuda o setor de RH a realizar os processos de forma mais rápida, simples e sem burocracia.

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