Como melhorar seus processos com o PDCA: passo a passo para implementá-lo na empresa

Entregar produtos e serviços de qualidade é um diferencial para se destacar dentro do mercado, independente de qual setor a empresa está inserida. Para isso, muitas organizações têm adotado o que chamamos de Ciclo PDCA, um método que auxilia no planejamento estratégico de uma maneira mais eficiente. Mas você sabe a melhor forma de melhorar seus processos com o PDCA?

O objetivo principal deste ciclo é auxiliar na execução dos planejamentos e fazer com que saiam do papel, além de monitorar possíveis erros e falhas e aplicar melhorias contínuas. A partir disso, é possível identificar fatores que atrapalham a empresa e impedem que ela alcance seus objetivos.

Veja e aprenda a seguir como melhorar os processos da sua empresa com o PDCA!

Como surgiu o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é dividido em quatro fases: planejar, executar, verificar e agir, e surgiu em meados de 1920 pelo engenheiro Walter Shewhart. Porém, o método se popularizou apenas em 1950 no Japão pelo professor americano William Deming, sendo um dos motivos que fez com que o ciclo fosse conhecido também como ciclo Deming.

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O método foi inspirado em Clarence Irving Lewis e John Dewey, dois fundadores da escola filosófica do pragmatismo, onde Dewey refletia sobre a solução dos problemas em cinco passos:

• perceber a dificuldade;
• localizar o problema;
• definir o problema;
• sugerir soluções e desenvolver por meio do raciocínio influências sugeridas;
• observar após tudo isso as soluções aplicadas, que levam a aceitação ou rejeição.

De início, o método foi desenvolvido para ser usado na administração da qualidade da gestão, e foi aprimorado para ser usado dentro dos processos administrativos e solução de problemas.

Como melhorar seus processos com o PDCA 

Etapa 1: planejamento

O primeiro passo para melhorar seus processos com o PDCA é focar na parte estratégica e planejar, por meio de análises de informações, os objetivos e metas. 

Durante a análise de informações você identifica problemas que devem ser resolvidos com valores e diretrizes que estejam de acordo com a política de qualidade da empresa, e o PDCA ajudará a levar em conta as melhores estratégias para resolvê-los.

Depois disso, é hora de escolher qual caminho será percorrido para atingir esses objetivos, além da definição dos métodos que ajudarão a empresa a chegar até eles como:

• treinamentos;
• cursos;
• contratações;
• demissões.

É durante o planejamento que também será escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Pensando nisso, o planejamento é dividido em 4 fases:

Identificação do problema

Na fase de identificação do problema é necessário definir e reconhecer o que pode estar causando determinada dificuldade para a empresa, respondendo a pergunta “O que está acontecendo?”.

Depois de identificado, você deve observar as perdas causadas pelo problema e propor uma data limite para que ele seja solucionado pela equipe.

Observando o problema

Durante a fase de observação do problema, você deve analisar os detalhes e suas características específicas, sendo uma das etapas mais demoradas de todo o processo.

Essa observação deve ser feita por mais de um ponto de vista e nos locais exatos em que o problema acontece.

Análise do problema

O terceiro passo é responder à pergunta “Por que esse problema está acontecendo?”, para que seja possível identificar a causa principal ou causas secundárias e colocá-las em ordem de relevância.

Plano de ação

Por fim, é hora de montar o plano de ação na etapa do planejamento, onde deve-se criar ações que ajudem a resolver o problema.

Etapa 2: Execução

Depois de analisar o problema e planejar como ele será resolvido, a empresa deve colocar em prática todo o plano de ação criado anteriormente.

Essa é considerada uma das etapas mais importantes do ciclo PDCA e deve ser acompanhada de perto para certificar-se de que todas as ações estão sendo executadas como planejado.

Durante esse processo você ainda deve anotar e evidenciar os resultados, sejam bons ou ruins de cada tarefa que foi concluída. Com isso, você terá dados para verificar a evolução durante o ciclo.

Etapa 3: verificação

Quando a estratégia chega ao período determinado, é hora de verificar o que foi executado e todos os resultados obtidos durante o plano de ação. É durante essa fase que a empresa verifica possíveis falhas e erros no processo, lembrando que essa etapa pode ser feita ao longo da execução do plano de ação ou quando ela for finalizada.

É durante a verificação que compara-se os resultados do antes e depois e alcance das metas propostas.

Caso os resultados analisados não sejam satisfatórios, o ciclo PDCA deve reiniciar. Do contrário, ele pode ser finalizado.

No entanto, para melhorar seus processos com o PDCA, entende-se que tudo que pode ser medido dentro da empresa, pode também, e deve, ser melhorado.

Etapa 4: ação

Por fim, a etapa de ação do PDCA permite refletir e escolher o caminho que deve ser tomado ao término do ciclo. Ou seja, se a estratégia será melhorada e reaplicada, ou se o problema foi resolvido e a empresa pode aplicar o ciclo em outra área para resolver outro problema.

Por que usar o PDCA na sua empresa?

O Ciclo PDCA é considerado uma das metodologias mais simples e eficazes para gerenciamento de qualidade, e pode ser visto também como um ciclo de melhoria organizacional.

Com isso, os custos para resolver os problemas da empresa são diminuídos, além de manter uma política de melhoria constante dentro da organização, o que evita tomadas de decisões impulsivas e desperdícios de recursos.

Depois de ver como melhorar seus processos com PDCA, não deixe de usar a metodologia em sua empresa para obter todos os benefícios que o ciclo oferece para as organizações. Com ele, fica mais fácil identificar e resolver os problemas nos processos internos da empresa, sem sofrer desperdício de tempo e recursos em estratégias que não são baseadas em dados.

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