Relatório – aprenda a fazer de forma rápida e prática

Um Relatório possui inúmeras funções, como por exemplo, esclarecer detalhes importantes de projetos e atividades, que foram ou serão realizadas por uma instituição ou funcionário. Além disso, esse documento serve como forma de organização, transparência e esclarecimento das ocupações realizadas dentro das instituições.

O que é um Relatório e qual a sua importância

O relatório pode ser definido como um documento utilizado para informar ou noticiar um assunto, seja ele qual for. O termo relatório diversas vezes é empregado para designar uma informação ou notícia, consequentemente é usado habitualmente por diversas áreas dentro das empresas, da ciência, academia, pesquisa e dos meios de comunicação.

Possui a função de expor informações sobre um decreto, decisão, projeto, atividade, pesquisa entre outros, semelhante, com o objetivo de prestar contas, sejam financeiras ou administrativas.

Esse documento pode ser usado, por exemplo, de forma interna em uma empresa, na qual o funcionário informa ao seu chefe ou gerente o término de algum serviço. Outro exemplo é uso feito por professores para explicar um determinado. É comum encontrar relatórios também nos meios de comunicação como rádio, TV e jornal informando sobre fatos ou acontecimentos de interesse público.

Tipos de relatórios

Um relatório pode ter diversas finalidades, no entanto, podemos os classificar por três principais áreas:

• Administrativa: são registros que a organização realiza diariamente, semanalmente, mensalmente ou até mesmo a cada ano. Produzidos pelos funcionários do setor administrativo, como, os “relatórios de contas”.
• Científica: são documentos, geralmente acadêmicos, produzidos após uma pesquisa. Na maioria das vezes, elaborado por pessoas do ensino superior, por exemplo, relatório de estágio, de finalização de curso, de horas complementares, etc.
• Escolar: são textos em que o aluno pode relatar um evento ou uma atividade proposta pelo professor e/ou direção acadêmica.

Além da divisão acima, podemos também separar os relatórios por sua intenção:

• Relatório Crítico: contém além de tudo a opinião, sugestão e intenção do autor no corpo do texto.
• Relatório de Síntese: possui estrutura simples, apresentando um resumo sobre determinada atividade, por exemplo, um relatório sobre uma peça assistida em um passeio escolar.
• Relatório de Formação: relatam os estágios de desenvolvimento de um trabalho, pesquisa ou projeto. São apresentados conforme o desenvolvimento da ação estudada/executada.

Estrutura padrão de um relatório

Assim como várias funções os relatórios também possuem uma diversa gama de modelos e formas de ser redigido, no entanto, todos eles seguem um padrão básico de itens que devem obrigatoriamente conter, são eles:

1. Capa: Também chamada de folha de rosto, contém o título do trabalho, nome do autor ou do grupo realizador, do professor (caso seja escolar), da instituição e a data.
2. Apresentação: Ou conhecido também como resumo, abrange brevemente o conteúdo que será abordado no projeto, focando no tema principal e em tudo que será relatado. Deve ser objetiva e sucinta, com a extensão de no máximo cinco linhas.
3. Objetivos das atividades: O estudo sobre o tema e a situação em que se encontra, é fundamental para criar uma lista de objetivos que irão nortear a análise tanto para quem elabora o projeto, quanto para quem ler os dados relatados. Assim como o tema devem ser resumidos, e claros, o ideal é enumerar de três a cinco objetivos.
4. Desenvolvimento das ações: Aqui se dá início ao corpo do texto, no qual é listado as atividades separadamente, fazendo a apresentação e detalhando seu desenvolvimento. Este tópico pode conter de três a cinco parágrafos, dependendo do tipo de relatório. Em cada atividade é indicado falar somente dela e dos seus fatores e objetivos, para não confundir o leitor. Buscando sempre se referir aos objetivos e indicadores de progresso do projeto.
5. Considerações finais: Nesta etapa deve se fazer uma breve revisão das atividades pretendidas e os seus respectivos objetivos, relatando se foram ou não cumpridas. A opção também de elaborar uma análise de um todo, apontando quais foram os benefícios trazidos para a empresa e o que se pretende conquistar. Esta etapa deve ser construída em cinco a seis parágrafos.

Dicas para fazer um bom relatório

Para auxiliar na melhoria da elaboração desse documento, separamos algumas dicas, que auxiliarão quem não tem experiencia com esse documento e precisa elaborar um para sua Ong, Instituição, Fudanção e Entidade  e/ou quem procura melhorar de alguma forma seus relatórios:

1. Mapa visual: primeiramente, para elaborarmos qualquer documento ou atividade, e etc. é preciso saber o que realmente se quer com o mesmo. Para isso, uma boa opção é montar um “mapa visual”, ou seja, pensar em tudo que o relatório pretende ter.
2. Seja Objetivo: às vezes na elaboração do relatório o que poderia ser tratado de forma objetiva e sem rodeios, acaba se tornando algo extenso na tentativa de uma boa explicação. Para evitar essa situação, levante questionamentos e os responda de forma concisa, por exemplo, qual o objetivo dessa atividade? como foi realizada? por que é importante?
3. Facilite o entendimento: não basta saber apenas o que dizer, é preciso saber também como dizer. Uma forma de passar uma ideia com clareza é utilizando frases curtas e palavras simples, dando preferência a ordem direta: sujeito + verbo + complemento.
4. Evite as adjetivações: procure não supervalorizar informações, como por exemplo, “a palestra é importantíssima para o crescimento profissional dos nossos ilustres funcionários”. Ao invés disso demonstre com exemplos seu ponto de vista.
5. Formate o relatório: A formatação deve ser simples e elegante, sem o uso de fontes grandes, coloridas e com espaçamentos adequados entre linhas e entre parágrafos. Procure usar uma fonte, duas no máximo, caso queira uma para títulos e outra para o corpo do texto.
6. Referências Bibliográficas: Em casos de projetos científicos e escolares é obrigatório conter as referências no final do documento. Em relatórios técnicos, coloque o nome da obra e autor entre parênteses ou em notas de rodapé, caso haja citações.
7. Revise mais de uma vez: Além dos erros gramaticais, devemos atentar para outros equívocos também frequentes, são eles:
   • Formato de horas: o correto é usar o “h” ou “:” (17h. / 17:00). Procure não usar as duas maneiras em um mesmo relatório, escolha um e use até o final.
   • Moedas: o certo é R$ 5 mil ou 5 mil reais. É errado usar as duas maneiras em uma frase, pois o “R$” substitui a necessidade de se escrever “reais”.
   • Números: de zero a dez escreva por extenso, a partir do 11 prefira os números cardinais.
   • Uso de letras maiúsculas: atente para não confundir e mudar o significado do que gostaria de escrever, por exemplo, Estado com “E” se refere a refere à instituição, estado com “e” se refere a divisão geográfica, com por exemplo, cidade, município e país.
   • Vícios de expressão: as vezes escrevemos sem perceber da forma que falamos, e normalmente a oralidade cotidiana pode estar errada, por exemplo, A nível de, junto a, através de, aonde, tipo assim.