Como é trabalhar como telefonista? Veja as principais funções do cargo

Muitas pessoas que desejam ingressar no mercado administrativo dão início às suas carreiras com cargos como auxiliar de escritório ou telefonista. Isso porque esses são considerados cargos iniciais para quem quer crescer dentro do setor, sendo possível se especializar e atingir altos níveis hierárquicos. Mas você sabe como é trabalhar como telefonista?

De modo geral, quando ouvimos a palavra telefonista, sempre pensamos em uma pessoa que fica ao lado do telefone atendendo e fazendo ligações. E apesar do profissional que ocupa este cargo realmente desempenhar essas funções, existem diversas outras responsabilidades que ele deve cumprir em sua jornada de trabalho que nem sempre está diretamente ligada ao telefone.

Para que você entenda mais como esse profissional trabalha e quais as suas principais funções, separamos um post completo sobre o assunto. Confira a seguir!

Como é trabalhar como telefonista?

O telefonista, além de atender, completar, transferir e cadastrar chamadas telefônicas, ainda desempenha funções administrativa prestando serviços gerais dentro desse ramo e fornecendo informações necessárias para diversos setores dentro da empresa.

Dentre esses serviços estão inclusos:

• operar equipamentos telefônicos garantindo ligações internas e externas;
• receber chamadas e transferi-las para o ramal solicitado;
• passar informações corretas;
• fazer anotações de recados;
• passar informações;
• realizar pesquisas no banco de dados telefônico;
• manter os cadastros dos números ramais e telefones úteis atualizados;
• fazer o controle das ligações e anotar os formulários apropriados;
• agilizar o atendimento e direcionar a ligação para o setor competente para resolver problemas.

Com isso podemos dizer que uma telefonista nada mais é do que uma secretária e recepcionista que atende os clientes e fornecedores pelo telefone ao invés de pessoalmente. Isso significa que a profissional deve estar apta para responder dúvidas e ter conhecimento sobre a empresa e os serviços prestados para garantir que as ligações sejam transferidas para os setores responsáveis.

Como é o ambiente de trabalho de uma telefonista?

De modo geral, a telefonista trabalha em um ambiente isolado do resto da empresa para evitar que barulhos e ruídos atrapalhem as ligações. Isso porque quando o ambiente conta com muitas máquinas ou conversas, tanto o telefonista quanto o cliente não conseguem se comunicar e escutar da forma correta.

Nesse ambiente a profissional possui uma mesa e cadeira que devem ser confortáveis, já que grande parte da jornada de trabalho desse cargo será realizada sentada, devendo a cadeira e mesa cumprir as regras de ergonomia do trabalho de acordo com a NR17.

Junto a isso, além de atender o telefone diretamente no aparelho, muitas empresas fornecem headset para que o profissional fique mais confortável na hora de atender as ligações, sem precisar segurar o aparelho e ficando com as mãos livres para fazer anotações, cadastros e até mesmo procurar documentos.

Quem atua como telefonista recebe treinamento?

Normalmente as profissionais que atuam na área da telefonia da empresa recebem treinamentos quanto às regras básicas de atendimento, tom de voz que deve ser usado nas ligações e quais as principais dúvidas e como respondê-las, além de saber reconhecer e entender as dificuldades dos clientes e transferir a ligação para o setor responsável por solucionar o problema de forma ágil e eficiente.

Entretanto, as empresas sempre dão preferência para os profissionais que possuem cursos técnicos na área, o que aumenta o nível de conhecimento e experiência com o segmento de atuação.

Quais as características principais para ser uma telefonista?

Para ocupar  esse cargo dentro das empresas, as profissionais devem ser simpáticas e saber escutar, tendo atenção, presteza, autocontrole e boa vontade para solucionar o que tenha sido solicitado pelo cliente.

Junto a isso, ainda é necessário ter habilidade para lidar com pessoas, fluência oral para que a mensagem seja passada para a outra parte de forma clara e objetiva, raciocínio rápido, boa memória e grande capacidade de organização.

É necessário ter formação para ser uma telefonista?

Não existe uma formação necessária para se tornar uma telefonista, apesar de ser exigido que a profissional seja alfabetizada e tenha ensino médio completo.

Entretanto, quanto maior for o conhecimento e experiência do profissional nessa área, maiores as chances do candidato ser efetivado e de garantir um salário maior do que o piso, já que o funcionário poderá garantir um serviço melhor prestado à empresa.

Leia também Qual é o salário de uma telefonista?

Para se especializar nessa área, muitas pessoas recorrem a cursos online que abordam temas como:

• ética da profissão;
• técnicas de comunicação;
• atendimento ao público;
• funcionamento das linhas.

Área de atuação de uma telefonista

Empresa privada

As telefonistas podem atuar em diversas áreas dentro do mercado de trabalho, sendo a principal empresas privadas, nas quais a profissional desempenha as principais funções do cargo.

Leia também Qual é a função de uma telefonista?

Normalmente essas empresas são clínicas, hospitais, escritórios, hotéis e comércio.

Empresas públicas

Quem deseja se tornar uma telefonista ainda pode atuar em empresas do setor público, também desempenhando a função principal de uma telefonista, mas com grandes chances de adquirir funções específicas, de acordo com a necessidade da empresa.

Empresas de telefonia

Para profissionais que desejam atuar dentro de empresas voltadas para o setor de telefonia, além de desempenhar as principais funções do cargo, ainda fica responsável por controlar todo o sistema telefônico da empresa dependendo do nível hierárquico em que for contratada.

Empresas de telemarketing e call center

Há ainda a possibilidade de atuar dentro de empresas que trabalham com atendimento ao público oferecendo produtos e serviços, ou então ficar responsáveis por atender telefonemas de reclamações e perguntas sobre produtos e serviços específicos.

Depois de ver como é trabalhar como telefonista você já consegue entender as principais funções da área e responsabilidades do cargo. Vale lembrar que quanto maior for o seu conhecimento, maiores as chances de ser contratado e de conseguir salários maiores.

Curso de Telefonista Online Grátis

Com o Curso grátis de Telefonista da Prime Cursos do Brasil o aluno irá aprender como oferecer um bom atendimento telefônico, quais as principais tarefas e responsabilidades da profissão, quais são as regras para o bom atendimento telefônico, e muito mais!

O aluno também aprenderá:

• Apresentação Pessoal
• Cuidados com a voz
• Como atender o telefone em inglês
• E muito mais!