Qual é a função de uma telefonista e como ganhar mais nessa profissão?

Com o mundo cada vez mais tecnológico, cresce rapidamente o número de empresas que adotam telefonistas para resolver questões por meio do telefone. Essas questões podem englobar tanto dúvida de clientes, agendamento de consultas e até negócios que são fechados com fornecedores. Mas você sabe qual a função de uma telefonista?

Trabalhar dentro do setor administrativo dentro das empresas pode ser uma tarefa complexa, especialmente se você ocupar o cargo de telefonista. Isso porque os profissionais dessa área devem, além de ter um conhecimento amplo dos serviços oferecidos pela empresa, oferecer atendimentos com simpatia e ter a habilidade de escutar e entender o que lhe está sendo dito.

Para que você entenda melhor a função de uma telefonista e como ela atua dentro das empresas, separamos um post falando mais sobre o assunto. Confira!

Qual é a função de uma telefonista?

A principal função de uma telefonista, como o próprio nome sugere, é de atender a telefonemas de clientes, parceiros e fornecedores, além de saber transferir a ligação para os setores correto, anotar e transmitir recados e garantir a credibilidade da empresa por meio do atendimento telefônico.

Isso porque o primeiro contato que muitas pessoas têm com a empresa é por meio de telefonemas, e para transmitir os valores da empresa para seus clientes e parceiros a telefonista deve ser simpática, pró-ativa, ter boa memória e uma boa habilidade de comunicação.

Algumas empresas ainda podem existir que a telefonista tenha fluência em línguas estrangeiras como inglês ou espanhol, já que certos clientes podem ser de fora do país.

Porém, os telefonistas também podem atuar desempenhando outras funções relacionadas à documentação, agendamento de reuniões e tarefas administrativas.

Qual a diferença entre telefonista e atendente?

Muitas pessoas acabam confundindo a telefonista com atendente, e embora sejam funções semelhantes, existe uma diferença entre os dois cargos. Enquanto a telefonista cuida das funções voltadas para aspecto interno e se comunica com clientes e fornecedores por meio de telefonemas, a recepcionista está mais ligada com fatores externos como o atendimento aos clientes presencial.

Porém, as suas outras responsabilidades os dois cargos são muito semelhantes, já que em ambos a profissional deve:

organizar a agenda da empresa;

lidar com documentos;

oferecer um atendimento com simpatia e educação.

Dicas para ser uma telefonista melhor

Desenvolva habilidades de organização

Para ser uma telefonista e atuar dentro da área administrativa dentro das empresas é necessário saber ser organizada. Isso porque no dia a dia de trabalho de quem atua neste cargo é necessário lidar com muita informação, anotações e documentos e um ambiente desorganizado pode acabar dificultando o desempenho das funções.

Uma dica é manter todo o ambiente organizado colocando os documentos em pastas separadas das informações dos membros da diretoria e dos funcionários, que também devem estar separadas das informações dos clientes.

Além disso, tenha sempre uma agenda por perto com anotações separadas em categorias. Por exemplo, em uma seção anote os contatos dos acionistas, funcionários e diretores e em outra os número de clientes e fornecedores. Essa agenda deve estar sempre em um local de fácil acesso para consultá-la sempre que necessário.

Outra dica para manter-se organizada é fazer check-lists do que precisa ser feito durante o dia ou semana, e ir marcando o que já foi realizado para não deixar nenhuma tarefa para trás.

Você também pode usar post-it coloridos para anotar tarefas mais urgentes e colar em locais que você está sempre olhando como canto da tela do computador.

Tenha conhecimentos sobre tecnologia

Saber lidar com ferramentas tecnológicas é essencial para quem trabalha como telefonista. Isso porque, diferente do que se imagina, uma telefonista não fica o dia todo atendendo telefonemas, e muitas vezes atua enviando e-mails, imprimindo documentos e usando plataformas digitais como Skype, Zoom e até Whatsapp.

Além do mais, com um bom conhecimento em tecnologia a profissional consegue resolver problemas específicos sem a necessidade de solicitar ajuda, o que entrega ainda mais valor para a empresa contratante.

Aprenda habilidades como ouvinte

Uma boa telefonista precisa saber ouvir as pessoas, sejam elas clientes, fornecedores ou parceiros. Afinal, em grande parte dos telefonemas ela precisará entender o problema da outra pessoa para solucionar ou transferir a ligação para o setor responsável. E para isso, é necessário uma vasta experiência como ouvinte.

Faça anotações de tudo

Apesar da boa memória ser um grande requisito para quem deseja atuar como telefonista dentro da empresa, é importante que você faça anotações de todos os recados, tarefas pendentes e reuniões importantes. Afinal, estar no meio de tanta informação pode fazer com que você acabe se esquecendo de algo importante.

Faça anotações até mesmo de pequenas coisas como recados para um colega de trabalho, e de coisas mais importantes como uma reunião de última hora que surgiu para os diretores da empresa.

Especialize-se por meio de cursos

Embora não seja necessário se formar em nenhuma área para atuar como telefonista, pessoas que fazem cursos para se especializar no ramo acabam adquirindo um conhecimento maior. Com isso entregam mais valor à empresa e podem até mesmo conseguir um salário mais alto do que o piso salarial da região.

Leia também Qual é o salário de uma telefonista?

Nesse curso você aprenderá mais sobre a ética de atendimento, técnicas para ser uma boa telefonista e dicas de como desempenhar a função de uma telefonista da melhor forma possível.

Depois de descobrir a função de uma telefonista e aprender mais sobre esse cargo, não deixe de se especializar na área se você deseja ingressar nessa carreira. Por se tratar de um nível inicial no setor administrativo das empresas, ingressar como telefonista pode lhe auxiliar a crescer profissionalmente dentro dessa área e atingir níveis superiores em poucos anos.

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