Programa 5S: o que é e como implantar na empresa para conseguir os benefícios?

Os valores de uma empresa são um dos fatores mais importantes na hora de engajar os colaboradores e contribuir para que eles cumpram suas responsabilidades dentro do prazo. Com isso, a empresa não somente mantém uma produção constante, mas também faz com que seus funcionários se sintam acolhidos dentro da empresa, diminuindo o turnover e aumentando a satisfação. Foi pensando nisso que surgiu então o programa 5S.

Também conhecido como Housekeeping, o programa 5S foi criado no Japão e tem como objetivo trazer simplicidade e eficiência para o ambiente de trabalho, indo desde fábricas e linhas de produção, até os escritórios administrativos, refeitórios e salas de reunião.

O método surgiu ainda na segunda guerra mundial e visava otimizar os processos, tornando-os mais enxutos, organizados e simplificados.

Para você entender melhor como esse processo funciona e como implementar na sua empresa, separamos um post completo sobre este assunto. Confira!

O que é o programa 5S?

O programa 5S é considerado um programa de qualidade que tem como principal objetivo melhorar a produtividade dos colaboradores e ambiente de trabalho, tendo como base 5 pilares:

• utilização;
• organização;
• limpeza;
• bem estar;
• autodisciplina.

Quais os objetivos do programa 5S?

O programa 5S é desenvolvido em quatro áreas diferentes e seus objetivos são específicos para cada uma delas:

Pessoal

• aumentar a produtividade;
• desenvolver o trabalho em equipe;
• otimizar o tempo.

Empresa

• eliminar desperdícios;
• facilitar a arrumação interna;
• melhorar a imagem da empresa.

Segurança

• diminuir os acidentes que possam ocorrer no ambiente de trabalho;
• aumentar a segurança da empresa.

Processos

• aumentar a eficiência;
• otimizar;
• racionalizar.

Qual o significado da sigla 5S?

Seiri

O primeiro S do programa vem da palavra japonesa seiri, que significa uso. Com isso, o programa sugere que você defina o que é essencial para o uso e o que não é necessário. Essa separação de categoria deve envolver todas as operações da empresa como máquinas, instrumentos, equipamentos, ferramentas, insumos etc.

A partir disso, a empresa consegue avaliar quais são os recursos que agregam valor ao processo, e quais são os dispensáveis que poderiam ser usados em outras áreas ou setores, contribuindo também para a diminuição dos prejuízos e desperdícios.

Seiton

O segundo S vem da palavra seiton, que significa organização. Nessa etapa a empresa deve avaliar os materiais e classificar em ordem de uso cada recurso que foi incluído no S anterior.

Para isso, é importante padronizar a quantidade e local onde cada item estará, de forma que o colaborador consiga encontrar o que precisa sem perder tempo por meio de uma padronização e etiquetas.

Seiso

O terceiro S significa limpeza, e é ele quem facilita a limpeza do ambiente de trabalho, usando a metodologia de que, antes de limpar o que está sujo, é necessário atentar-se ao motivo que leva à sujeira. Assim, fica mais fácil encontrar soluções preventivas que eliminam ou reduzem a necessidade de limpeza dos itens e ambientes.

Isso porque, quanto mais organizado e limpo um ambiente de trabalho, menor estresse é gerado nos funcionários envolvidos, que passam a executar suas tarefas com mais exatidão e eficiência.

Seiketsu

O quarto S vem de Seiketsu e significa padronização. Seu objetivo é elaborar um padrão das atividades e responsabilidade de setores e processos dentro da empresa, e assegurar que a organização possui condições propícias para atuar, cumprindo de forma adequada todas as normas de segurança e respeitando as regras de conduta. 

Além disso, é nesse senso que a empresa se compromete a sempre buscar por melhorias necessárias nos equipamentos e instalações, de forma constante.

Shitsuke

O último S do programa 5S significa integridade, e sua missão no processo é fazer com que os colaboradores possam colocar em prática as recomendações dos outros quatro S.

Com isso, o programa passa a ser executado de forma constante ao longo de anos, e não somente durante um curto período de tempo, garantindo que a empresa esteja sempre organizada, limpa e com um índice de produção elevado.

Como implantar o programa 5s na empresa?

1- Divulgar

O primeiro passo para implementar o programa 5S dentro da empresa é divulgá-lo com recursos como:

• palestras;
• reuniões;
• cartazes;
• memorandos.

A partir desses meios de comunicação você deve deixar claro para os funcionários a importância do método e como ele pode beneficiar a empresa e os colaboradores.

Leia também Qual a importância do Programa 5S e os benefícios para empresas?  

2- Preparação e mapeamento das áreas

O segundo passo implica em dividir a implantação do programa em partes menores, separando responsáveis para cada área da empresa. A partir disso, é hora de fazer o mapeamento dos locais de trabalho, visando:

• criar um comprometimento maior dos líderes;
• dimensionar o treinamento dos facilitadores;
• facilitar a implementação de um sistema de reconhecimento.

3- Implantação

O terceiro passo é colocar em prática o programa na sequência dos 5 S – uso, organização, limpeza, padronização e integridade.

Levando esses sensos em consideração, a empresa deve implementar o programa em seus setores com 5 perspectivas de atuação: layout, máquinas e equipamentos, instrumentos, documentos e acessórios administrativos.

4- Manutenção

Por fim, a etapa de manutenção tem como objetivo assegurar que todas as novas exigências estão sendo cumpridas para que a ordem, limpeza e organização dentro da empresa estejam sendo respeitadas de forma contínua e diária.

Aqui, ainda é possível usar auditorias internas e divulgações dentro da empresa para promover a conscientização de todos os membros.

Depois de ver o que é o programa 5S e como implementar na empresa, use nossas dicas para lhe auxiliar a manter sua empresa organizada, limpa e comprometida, de modo que os funcionários se sintam bem e sua produtividade aumente dentro do ambiente de trabalho. O programa ainda auxilia a diminuir desperdícios e prejuízos em vários setores, incluindo o jurídico.

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