O que faz uma secretária de consultório médico e por que essa profissional é importante

é muito comum que um auxiliar administrativo tenha que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo
é muito comum que um auxiliar administrativo tenha que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo

Quando pensamos em secretária de um consultório médico, é muito comum associarmos a imagem de uma mulher que passa o dia todo atendendo telefonemas e anotando recados. Porém,  o cargo engloba diversas outras tarefas que não imaginamos. Mas você sabe o que faz uma secretária de consultório médico? 

As tarefas de uma secretaria variam não apenas de acordo com as especialidades do consultório, mas também com a rotina dos médicos. Isso porque, atualmente, médicos buscam secretarias não apenas com o foco em atendimento e agendamento de horários, mas também profissionais capazes para lhes auxiliar, também, em suas atividades clínicas do dia a dia.

Para que você entenda mais sobre as funções da profissão, separamos um post completo a respeito do que faz uma secretária que atua nesse ramo. Veja a seguir!

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O que faz uma secretária de consultório médico?

Agenda

Entre as atribuições de uma secretária de consultório médico está cuidar da agenda do consultório, a fim de organizar horários para o melhor atendimento dos pacientes e evitando transtornos como atrasos, que podem até mesmo resultar na desistência do paciente.

o agendamento de consultas é uma tarefa essencial que ajuda na organização da clínica
o agendamento de consultas é uma tarefa essencial que ajuda na organização da clínica

Além disso, trabalhar com agenda inclui também: 

  • agendar consultas;
  • encaixar pacientes caso surja algum horário vago;
  • fazer remarcações de consultas;
  • confirmar consultas;
  • fazer uso de softwares de agendamento eletrônico.

Atendimento

Cuidar do atendimento dos pacientes do consultório também engloba:

  • recepcionar os pacientes;
  • receber ligações e retorná-las quando necessário;
  • responder mensagens;
  • fazer o gerenciamento de emails e respondê-los;
  • realizar fichas de cadastros dos pacientes com dados pessoais e clínicos;
  • confirmação de dados já existentes;
  • sanar dúvidas;
  • explicar de forma clara quais são as especializações da clínica, e os procedimentos que são realizados;
  • organizar o tráfego de pessoas no consultório, conduzindo-as à salas corretas;
  • prezar pela organização e calma no ambiente e controlar os ânimos dos pacientes mais exaltados que alteram seu tom de voz, lhes pedindo silêncio.

  Auxílio ao médico

Geralmente a rotina de um médico é sempre corrida, e muitos além de terem ou trabalharem em consultórios particulares, também atendem em hospitais públicos e privados.

a secretária de consultório médico também auxilia o profissional na sua agenda dentro e fora da clínica
a secretária de consultório médico também auxilia o profissional na sua agenda dentro e fora da clínica

Isso faz com que precisem de ajuda para se lembrar de alguns de seus muitos compromissos diários, e é aí que entra mais uma das funções de uma secretária como:

  • anotar e repassar recados que tenham sidos deixados à ele;
  • chegar mais cedo ao trabalho para abrir a clínica quando necessário;
  • passar toda a agenda de seu dia e tarefas de dentro e fora da clínica.

Financeiro

Também está atribuído a secretária o controle financeiro do consultório e trâmites como:

  • recebimento;
  • cobranças;
  • emissão de recibos;
  • pagamento de contas;
  • controlar o caixa do consultório.

Organização

Manter o ambiente de trabalho organizado também é uma das tarefas atribuídas ao dia a dia de trabalho de uma secretária. Por isso, é necessário que quem atua nessa profissão esteja atenta para os seguintes pontos organizacionais de um consultório:

  • garantir que cadastros de pacientes, arquivos, e a documentação do consultório estejam bem guardados e organizados;
  • prezar pela higienização, limpeza, e garantir que o consultório esteja organizado;
  • monitorar e controlar estoque de produtos de limpeza, materiais de escritório, e utensílios médicos, como remédios de amostra grátis, por exemplo;
  • cuidar para que o consultório esteja disponibilizando uma espera agradável a seus pacientes, com TV, revistas, gibis, oferecendo café e água, e brinquedos para entreter as crianças. 

Qual a diferença entre secretária de consultório médico e recepcionista?

Embora muitas pessoas confundam as duas profissões, na prática as duas profissionais possuem funções diferentes.

A principal função de uma recepcionista é atender e recepcionar os pacientes, fornecedores e possíveis parceiros da clínica.

Embora essa profissional possa exercer funções administrativas, o seu foco principal está ligado ao atendimento com o público, sendo importante zelar a imagem da empresa enquanto desempenha essa função.

Enquanto isso, uma secretária concentra suas atividades nos afazeres internos como organizar a clínica e auxiliar o profissional da saúde em suas atividades diárias. Além disso, também atua visando o bem-estar dos pacientes na recepção e muitas vezes recebendo os pacientes nas consultas.

Qual a importância de uma secretária de consultório médico?

Diante dos mais diferentes processos a serem executados em um consultório médico, o médico é o encarregado de desempenhar o principal deles, que se resume em cuidar da saúde do paciente. 

Entretanto, existem tarefas que o médico não é capaz de realizar devido a sua rotina dividida em dezenas de pacientes que recebe diariamente dentro da sua sala, e a secretária de consultório médico atua para auxiliar nessas áreas que acabam ficando de lado.

Isso torna a profissional extremamente importante para o estabelecimento e também para os pacientes, já que sem ela o agendamento de consultas seria algo bastante difícil pela falta de tempo dos médicos, por exemplo.

Agora que você já sabe o que faz uma secretária de consultório médico e qual sua importância, não deixe de pesquisar mais sobre esse cargo caso tenha se interessado em atuar no ramo. Além de ser uma profissão bastante importante para os pacientes das clínicas, é também essencial para médicos que precisam de auxílio em suas atividades diárias.

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A atividade de secretária de clínica médica ou de consultório médico tem fundamental importância para o bom andamento das atividades desenvolvidas na instituição. É este profissional que irá contribuir com a organização das atividades, bem como participa da qualidade do atendimento prestado pela clínica.

A (o) secretária (o), geralmente, é a primeira a ter contato com o cliente ou paciente e portanto, torna-se responsável pelo bem-estar dos mesmos enquanto esperam o atendimento médico. Dessa forma, uma clínica médica que não preza pela qualidade de sua recepção estará, certamente, espantando sua exigente clientela: os pacientes.

Este curso irá lhe ensinar as boas práticas de atendimento de uma secretária de clínica ou consultório médico, desde a forma correta de abordagem interpessoal, recepção, bem como o bom relacionamento com o médico e demais atividades diárias.

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