O que precisa para ser telefonista? Habilidades e formação

telefonista

As telefonistas muitas vezes são o primeiro contato que um cliente ou fornecedor tem com a empresa, e a experiência do atendimento por telefone precisa transmitir todos os valores da marca. Porém, engana-se quem imagina que uma telefonista atua apenas atendendo o telefone. Mas você sabe o que precisa para ser telefonista?

A profissional que ocupa a área de telefonia dentro da empresa não somente recebe e faz ligações como também desempenha funções administrativas, podendo até mesmo ser contratada para desempenhar os dois cargos. Afinal, a carga horária de uma telefonista costuma ser reduzida, possibilitando as companhias de contratar a mesma profissional para dois empregos diferentes.

Pensando em lhe ajudar, separamos um post completo com todos os requisitos para ser uma telefonista. Confira!

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O que precisa para ser telefonista?

Habilidades de organização

As telefonistas normalmente atuam na área administrativa das empresas, o que demanda habilidades de organização para lidar com anotações, documentos e várias informações ao mesmo tempo. Um ambiente desorganizado pode acabar interferindo nas atividades do dia a dia e dificultando na hora de desempenhar as funções.

as telefonistas devem ter habilidades de organização para cumprir as funções administrativas
as telefonistas devem ter habilidades de organização para cumprir as funções administrativas

Além do mais, é importante se organizar com datas e eventos como reuniões importantes, sendo necessário uma agenda para ajudar a alinhar os horários e dias de disponibilidade dos diretores, por exemplo.

Outra dica é usar pastas e post-its para recados importantes e organização de documentos.

Conhecer sobre tecnologia

Hoje em dia conseguir lidar com a tecnologia é um requisito básico para qualquer cargo, especialmente o de telefonista. Isso porque esse profissional também ficará responsável por enviar e-mails, imprimir documentos, usar o excel para fazer planilhas e marcar reuniões no Skype, Zoom e Whatsapp, por exemplo.

Junto a isso, conhecer mais sobre as soluções tecnológicas ajuda na hora de resolver certos problemas sem necessidade de solicitar ajuda, o que também agrega valor na hora da contratação.

Ser uma boa ouvinte

Como você já deve imaginar, para ser uma boa telefonista é necessário saber ouvir para entender o que a pessoa quer dizer, especialmente quando em situações em que você deve entender o problema e repassar a ligação para o setor responsável.

Além disso, ao ser uma boa ouvinte, a telefonista consegue identificar problemas que nem mesmo o cliente ou fornecedor sabia que existia, podendo ajudar a solucionar de acordo com o que estiver ao seu alcance, seja tirando dúvidas, repassando a ligação ou marcando uma reunião caso seja necessário.

Ter boa memória

A telefonista também é responsável por tirar algumas dúvidas como mencionado no tópico acima, e é necessário ter boa memória para se lembrar das informações sobre os produtos e serviços oferecidos. Além disso, também é necessário se lembrar de cada setor para repasse das ligações e dos recados que devem ser transmitidos para a diretoria ou outros funcionários.

É necessário se formar para ser uma telefonista?

Não existe necessidade de formação superior para quem deseja ser uma telefonista, e a grande exigência das empresas é de ensino médio completo.

Porém, hoje em dia é um grande diferencial para as companhias os candidatos que tenham cursos técnicos em seu currículo, já que a partir deles o profissional desenvolverá habilidades e conhecimento para atuar no cargo e desempenhar suas funções de forma melhor.

Junto a isso, quanto mais conhecimento na área, maior será o salário inicial, de acordo com o piso na região.

Leia também Qual é o salário de uma telefonista?

Quais são as áreas de atuação de uma telefonista?

A telefonista pode atuar desde empresas privadas como hospitais, clínicas, hotéis e comércio, como em empresas públicas. Outras opções para essas profissionais são empresas de telefonia, em que ela poderá atuar como atendente ou como responsável pelo sistema telefônico da empresa, ou então em empresas de call center e telemarketing, responsável por atender clientes e tirar dúvidas, ou fazer ligações para venda de produtos e serviços.

Como é o ambiente de trabalho da telefonista?

O ambiente de trabalho dependerá exclusivamente da empresa em que a profissional irá atuar. Em empresas de call center, por exemplo, os atendentes costumam trabalhar em bancadas individuais, mas que são ligadas entre si. Porém, algumas empresas disponibilizam o cargo de telefonista home office, e a profissional poderá atuar em um escritório em casa com uma mesa e cadeira que sejam confortáveis, além de um ambiente silencioso.

normalmente a telefonista atua em uma sala isolada do resto da empresa
normalmente a telefonista atua em uma sala isolada do resto da empresa

Em empresas privadas como hotéis, por exemplo, a telefonista pode ter uma sala própria com mesas e cadeiras que devem cumprir as normas da NR17 em questão de altura e dimensões.

Junto a isso, algumas empresas ainda disponibilizam headset para garantir maior conforto na hora do atendimento, já que em grande parte dos casos a telefonista lida com documentos e anotações enquanto está em uma ligação com clientes e fornecedores, a fim de passar informações e tirar dúvidas, além de fazer anotações constantemente.

Depois de ver o que precisa para ser telefonista ficou mais fácil entender os requisitos para ocupar a vaga e decidir se essa é uma profissão que está de acordo com seu perfil profissional. Vale lembrar que essa é uma excelente oportunidade para quem deseja ingressar no mercado de trabalho na área administrativa, sendo importante buscar cursos que ajudem com os conhecimentos para quem ainda não tem experiência nesse setor.

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